Excel

Excel ist ein nützliches Tabellenkalkulations-Programm von Microsoft. Es ist Bestandteil des Microsoft Office-Pakets.

In diesem Artikel erhältst du Tipps und Tricks, wie du Excel besser bedienen kannst.

Excel-Tipps

Formeln

• Addieren ganzer Spalten oder Zeilen:
  Für eine Spalte: =SUMME(A:A)
  Für eine Zeile: =SUMME(1:1)
  Man muss also immer die entsprechende Spalte oder Zeile doppelt nennen.
  Wichtig dabei: Die Zelle mit der Summenformel darf sich nicht in der zu summierenden Zeile oder Spalte befinden, sonst gibt es einen Zirkelbezug mit dem Excel nicht klarkommt.
• Prüfen ob eine Zelle leer ist
  =ISTLEER(B2)
  Die Funktion gibt WAHR oder FALSCH aus.
• Mache etwas wenn die Zelle (nicht) leer ist:
  =WENN(ISTLEER(B2);"";B2+C2)
  Gibt nichts aus, wenn B2 leer ist, ansonsten wird eine Summe berechnet.
• Summe wenn Zellen nicht leer sind:
  Dies lässt sich mit dem Suchkriterium "<>" realisieren. Beispiel: =SUMMEWENN(C2:C5;"<>";B2:B5)
• Summe wenn Zellen ein bestimmtes Wort enthalten:
  Dies kannst du mit einem Sternchen * hinter dem zu suchenden Wort erreichen. Beispiel: =SUMMEWENN(C2:C5;"Firmenname*";B2:B5)
• Zielwert zum heutigen Zeitpunkt abhängig von Jahreszielwert:
  =(HEUTE()-DATWERT("1.1.2019"))/365*J4, wobei J4 die Zelle mit dem Jahreszielwert ist
• 'Ergebnis auf 0 beschränken beziehungsweise nicht negativ werden lassen:
  =max(0;A1)
• Ergebnis nicht größer als x werden lassen:
  =min(x;A1)
• Logische Funktionen (UND, NICHT, etc.)

Bedingte Formatierungen

• Doppelte Zellen hervorheben: Zu prüfende Zellen (oder Spalte) markieren. Dann Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Doppelte Werte. Dann noch eine Farbe wählen.
• Workaround um einen relativen Bezug in einer bedingten Formatierung zu erlauben:
  Namensbereich definieren, dort das $ vor der Zeile entfernen und dann in der bedingten Formatierung den Namensbereich eintippen
• Um eine 3 Stufen-Skala bei Prozentangaben wirklich von rot (0 %) bis grün (100 %) laufen zu lassen:
  In den Stufen jeweils "Zahl" einstellen und die Zahlen auf 0, 0,5 und 1 setzen.
• Zellen hervorheben, deren Wert in einem anderen Bereich vorkommt:
  Bedingte Formatierung mit der Formel =VERGLEICH(A2;C:C;0) (wobei die Spalte C in diesem Fall der "andere Bereich" ist)
• Zellen hervorheben, die leer sind:
  Entsprechende Zellen markieren. Bedingte Formatierung mit der Formel =ISTLEER(A1). Anstelle der Zelladresse A1 die Adresse der ersten markierten Zelle nehmen.

Zeitumrechnungen

• Zahl in hh:mm umwandeln:
  =ZEIT(Stunden;Minuten;Sekunden)
  Beispiel um 1234 Minuten in hh:mm umzuwandeln: =ZEIT(0;1234;0)
• Minuten umrechnen in hh:mm:
  In der Zielzelle folgende Formel nutzen:=A1/24/60
  Dann die Formatierung der Zielzelle auf "Benutzerdefiniert" -> "hh:mm" stellen
• hh:mm umrechnen in Dezimalzahl:
  In der Zielzelle folgende Formel nutzen:=A1*24
  Falls nötig die Zelle noch auf die Standardformatierung setzen.

Suchen

• In Suchausdrücken nach einem Teil eines Wortes suchen.
  Im Ausdruck ein Sternchen (*) verwenden.
  Beispiel: geld* findet alle Wörter die mit "geld" anfangen - also zum Beispiel auch "geld verdienen"
• Rückwärts suchen: Halte die Shift-Taste gedrückt und gehe dann auf "Weitersuchen".

Sonstiges

• Zeilen / Spalten gruppieren um Bereiche ein- und ausklappen zu können:
  Zeilen markieren, dann Daten > Gruppierung und Gliederung > Gruppierung.
• Zellen teilen mit Trennzeichen:
  Zu trennende Daten markieren, dann unter "Daten" -> "Text in Spalten" wählen. Umständlichere Lösung (anstelle von "A1" muss es in der zweiten Formel "A2" heißen)
• Zellen mit relativen Bezügen exakt kopieren: Zu kopierende Zellen markieren, Strg H (Ersetzen): "=" durch "§" ersetzen (dadurch interpretiere Excel den Inhalt als Text), Zellen kopieren, dann die kopierten Zellen und die Originalzellen markieren und "§" zurückersetzen mit "="
• Falls man keine "Werte einfügen" kann, kann es daran liegen, dass man andere Zellen ausgeschnitten hat. Die anderen Zellen zu kopieren, kann funktionieren.
• Um Text und Formeln innerhalb einer Zelle zu verbinden:
  Stelle den Text in Hochkommas und füge vor der Formel & ein. Beispiel:
  ="Text: "&SUMME(A:A)
• Wenn es beim Öffnen von csv-Dateien Probleme mit Umlauten und Sonderzeichen gibt:
  Öffne die csv-Datei nicht über Doppelklick, sondern gehe in Excel auf Daten -> Aus Text. Wähle dort dann als Zeichensatz UTF-8 (weit unten bei "U").
  Wie du den Standard-Zeichensatz beim Importieren dauerhaft änderst, wird hier beschrieben.
• Häufigkeiten in Excel grafisch anzeigen (mit PivotTable): [1]
• Spalten zusammenführen: Neue Spalte machen, dort in erste Zelle =A1&" "&B1 einfügen (um Spalte A und B mit Leerzeichen miteinander zu verbinden). Dann auf die Zelle unten rechts doppelklicken um die restlichen Zellen nach dem gleichen Schema zu füllen. Wenn eine der Spalten ein Datum enthält, kannst du in die Zusammenführungs-Zelle zum Beispiel Folgendes schreiben, damit das Datum auch dort korrekt angezeigt wird: =TEXT(A1;"T.M.")&" bis "&TEXT(B1;"T.M.")
• Falls viele/alle Zellen auf einmal in Dollar angezeigt werden: Prüfe ob in der Formatvorlage "Standard" versehentlich "Buchhaltung (Dollar)" als Zahlenformat eingestellt ist. Falls ja, stelle als Zahlenformat "Standard" ein.
• Aktuelles Alter aus Geburtsdatum berechnen: =DATEDIF(B2;HEUTE();"Y") und die entsprechende Zelle als Zahl formatieren (nicht als Datum)
• Zeilenumbruch in Zeichenketten-Formel einfügen: Nutze ZEICHEN(10) und aktivere in der jeweiligen Zelle den Zeilenumbruch mit Rechtsklick > Zellen formatieren > Ausrichtung > Zeilenumbruch aktivieren.

Shortcuts

• Zwischen Blättern wechseln: Strg Bild-auf, Strg Bild-ab
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Excel-Weblinks

• excelformeln.de - Große Formelsammlung zu Excel mit über 500 VBA-freien Formellösungen und Tipps
• excel-inside.de - Software-Entwicklung auf Basis von Excel, Access und VBA
• excel-live.de - Blog mit guten Tipps & Tricks rund um Excel
• Liste mit Excel-Shortcuts
• Berechnungen in Word machen

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Weiterführendes

• Buchhaltung

                     

• Stefan Seidner-Britting
• Stefanie Zinkl