E-Rechnung

Die E-Rechnung wird schrittweise in Deutschland eingeführt.

Unter dem Begriff E-Rechnung (elektronische Rechnung) versteht man eine digitale Rechnung, die strukturierte Daten im XML-Format beinhaltet. Diese wird seit dem 1.1.2025 in Deutschland schrittweise für Unternehmen verpflichtend eingeführt und gilt vor allem im Bereich B2B (Business to Business) und B2G (Business to Government).

In diesem Artikel liest du, welche Dateiformate es für E-Rechnungen gibt und wie du E-Rechnungen empfangen und erstellen kannst.

Ab wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnung wird in Deutschland stufenweise eingeführt.

Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen dazu in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die gängigen Formate dazu sind ZUGFeRD und XRechnung. Es gibt ab diesem Zeitpunkt keinen Rechtsanspruch mehr, Rechnungen in anderen Formaten zu empfangen.

Bis Ende 2026 dürfen B2B-Rechnungen weiterhin in Papierform oder anderen Formaten gestellt werden, wenn der Empfänger diesem Format ausdrücklich zustimmt.

Diese Regelung bleibt bis Ende 2027 bestehen, wenn der Jahresumsatz im Jahre 2026 800.000 € nicht überschreitet.

Sollte der Vorjahresumsatz deines Unternehmens höher als 800.000 € sein, musst du ab dem 1.1.2027 im B2B-Bereich elektronische Rechnung versenden.

Ab 2028 gelten keine Übergangsfristen mehr und die elektronische Rechnungsübermittlung gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Es ist also wichtig, dass du dich rechtzeitig mit dem Thema auseinandersetzt und die notwendigen Schritte zur Umstellung unternimmst, um eine passende Softwarelösung für dein Unternehmen zu finden.

Die Einführung der E-Rechnung wurde im Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen. Damit steht Deutschland vor einem wichtigen Vorhaben in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht (nicht) ?

Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Welche Formate gibt es?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung in digitaler Form, zum Beispiel ein PDF das per Mail versendet wird. Die E-Rechnung wird vielmehr in einem speziell strukturierten Datenformat namens XML erstellt. Dadurch können die Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch von einem zum anderen Unternehmen geleitet und ohne menschliche Fehler verarbeitet werden.

Es gibt zwei gängige Formate für die E-Rechnung:

1. XRechnung
2. ZUGFeRD

XRechnung

Das Format XRechnung ist der Standard für Rechnungen, die an den Bund, Gemeinden oder die öffentliche Verwaltung gestellt werden (B2G). Die XRechnung wird bereits seit einigen Jahren von öffentlichen Auftraggebern, wie Gemeinden und dem Bund, verbindlich verwendet.

Im Gegensatz zu ZUGFeRD hat das Format XRechnung den Nachteil, das es nicht direkt lesbar für Menschen ist.

ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Format ist vor allem geeignet für die Rechnungskommunikation unter Unternehmen und für Selbstständige (B2B). Es ist ein hybrides Datenformat, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument integriert.

Dies ermöglicht eine einfache elektronische Verarbeitung der Rechnung und eine gleichzeitige Lesbarkeit des Dokuments für Menschen als PDF-Datei, was bei XRechnung nicht der Fall ist.

Welche Formate dürfen nicht mehr verwendet werden?

Nicht akzeptiert werden zukünftig Formate und Rechnungen, die unter "sonstige Rechnungen" fallen. Dazu zählen Papierrechnungen oder Rechnungen, die im Text einer E-Mail oder als Word-, reine PDF-Dateien oder in anderer Weise vorliegen.

Die zukünftig verpflichtende E-Rechnung enthält alle typischen und notwendigen Angaben einer Rechnung, muss jedoch spezifisch vorgegebenen Standards (also den oben genannten Formaten) entsprechen, um rechtliche Anerkennung zu erlangen.

Software: Wie kann ich E-Rechnungen erstellen und empfangen?

Um eine elektronische Rechnung zu erstellen und zu übermitteln, ist die Nutzung eines E-Rechnungssystems oder einer Rechnungssoftware notwendig.

Falls es noch keine digitalisierten Kundenstämme gibt, ist die Umstellung für das Unternehmen erst einmal mit Arbeit verbunden. Doch durch die Digitalisierung der Rechnungserstellung und dem -empfang spart man im Endeffekt viel Zeit. Rechnungen können nicht mehr übersehen werden oder verloren gehen; das ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und eine pünktlichere Zahlung. Außerdem wird Papier und Porto von Rechnungen in Papierform gespart.

Die elektronische Rechnung kann in der vorgegebenen Maske ausgefüllt, per Mail versendet oder in einem Portal hochgeladen werden. Somit kannst du übersichtlich und einfach eine E-Rechnung erstellen und versenden.

Um eine E-Rechnung zu erstellen und anzeigen zu können, kannst du zum Beispiel folgende Anbieter nutzen:

• easyBill* - Etablierter, guter deutscher Anbieter - Nutzt auch der Marketing United-Gründer Stefan Seidner-Britting
• sevdesk* - Weiterer großer deutscher Anbieter
• DATEV Auftragswesen next - Dein Steuerberater kann dir das Modul einrichten

Prüfung von E-Rechnungen

Um eine E-Rechnung auf ihre Korrektheit zu prüfen, gibt es verschiedene kostenlose Online-Tools. Eines davon ist zum Beispiel erechnungs-validator.de.

Wie sieht es in anderen Ländern aus?

In Österreich müssen bereits seit dem Jahr 2014 alle Unternehmen ihre Rechnungen an den Staat elektronisch übermitteln.

In Italien wird bereits seit 2019 ein einheitliches elektronisches Rechnungssystem verwendet. In den Ländern Polen, Spanien, Portugal, Frankreich, Dänemark, Belgien und Slowenien ist die E-Rechnung im B2B seit 2024 Pflicht.

Nur ein wahrer Online-Marketer erreicht mehr als 13 von 17 Punkten in unserem Online-Marketing-Quiz »

Weiterführendes

                     

• Stefan Seidner-Britting