E-Rechnung

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Unter dem Begriff E-Rechnung, also elektronische Rechnung, versteht man eine digitale Rechnung, die strukturierte Daten im XML Format an den Empfänger sendet. Diese wird ab dem 01.01.2025 in Deutschland schrittweise für Unternehmen verpflichtend eingeführt und gilt vor allem im Bereich B2B und B2G. In diesem Artikel kannst du lesen, welche Dateiformate es für E-Rechnungen gibt und wie du diese erstellen kannst.

Was ist eine E-Rechnung?

Ab dem ersten Januar 2025 wird die E-Rechnung (elektronische Rechnung) für Unternehmen in Deutschland verpflichtend sein und schrittweise eingeführt, das wurde im Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen. Damit steht Deutschland vor einem wichtigen Vorhaben in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens. Diese Neuerung wird mit der Zeit Unternehmen nahezu aller Größenordnungen betreffen und erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Trotz der stufenweise geplanten Umsetzung ist es für Unternehmer jetzt schon wichtig, sich mit dem Thema E-Rechnungspflicht auseinanderzusetzen.

Welche Formate gibt es?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung in digitaler Form, die per Mail oder durch andere Programme versendet wird. Diese Rechnung wird mit einem speziell strukturierten Datenformat (XML) erstellt, zwischen Unternehmen weitergeleitet und direkt verarbeitet. Diese Art der Rechnungsstellung wird als reines semantisches Datenformat (Code) konzipiert, was bedeutet, dass die Daten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme übertragen werden können. [1]

XRechnung

Dieses strukturierte elektronische XML Format kann im Rechnungsformat XRechnung verarbeitet beziehungsweise eingebettet werden. Es ist maschinenlesbar und somit weniger fehleranfällig als menschliche Dateneingaben. XRechnung ist der Standard für Rechnungen, die an den Bund, Gemeinden oder die öffentliche Verwaltung gestellt werden (B2G) und wird bereits seit einigen Jahren von öffentlichen Auftraggebern, wie Gemeinden und dem Bund, verbindlich verwendet.[2]

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein weiteres Format für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Es ist vor allem geeignet für die Rechnungskommunikation unter Unternehmen und für Selbstständige (B2B). Es ist ein hybrides Datenformat, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument integriert. Dies ermöglicht eine einfache elektronische Verarbeitung der Rechnung und eine gleichzeitige Lesbarkeit des Dokuments für Menschen als PDF-Datei, was bei XRechnung nicht der Fall ist.

Welche Formate dürfen nicht mehr verwendet werden?

Nicht akzeptiert werden zukünftig Formate und Rechnungen, die unter "sonstige Rechnungen" fallen. Dazu zählen Papierrechnungen oder Rechnungen, die im Text einer E-Mail oder als Word-, reine PDF-Dateien oder in anderer Weise vorliegen. Die zukünftig verpflichtende E-Rechnung enthält alle typischen und notwendigen Angaben einer Rechnung, muss jedoch spezifisch vorgegebenen Standards (also den oben genannten Formaten) entsprechen, um rechtliche Anerkennung zu erlangen.

Die schrittweise Einführung

Die Umstellung zur elektronischen Rechnung wird stufenweise in Deutschland eingeführt. Das bedeutet: Ab dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen dazu in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Es gibt ab diesem Zeitpunkt keinen Rechtsanspruch mehr, Rechnungen in anderen Formaten zu empfangen.

Für die Übermittlung von Rechnungen wird eine längere Frist eingeräumt: Bis Ende 2026 dürfen B2B Rechnungen aus dem Jahr 2025 und 2026 weiterhin in Papierform, oder Rechnungen in abweichenden Formaten gestellt werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.

Diese Regelung bleibt bis Ende 2027 bestehen, wenn der Jahresumsatz im Jahre 2026 800.000 € nicht überschreitet. Sollte der Umsatz höher sein, besteht die Pflicht ab dem 01.01.2027 zur Nutzung der elektronischen Rechnung.

Ab 2028 gelten keine Übergangsfristen mehr und die elektronische Rechnungsübermittlung gilt für alle Unternehmen.[3]

Es ist also wichtig, dass du dich rechtzeitig mit dem Thema auseinandersetzt und die notwendigen Schritte zur Umstellung unternimmst, um eine passende Softwarelösung für dein Unternehmen zu finden.

Wie sieht es in anderen Ländern aus?

In Österreich müssen bereits seit dem Jahr 2014 alle Unternehmen ihre Rechnungen an den Staat elektronisch übermitteln.[4]

In Italien wird bereits seit 2019 ein einheitliches elektronisches Rechnungssystem verwendet. In den Ländern Polen, Spanien, Portugal, Frankreich, Dänemark, Belgien und Slowenien ist die E-Rechnung im B2B seit 2024 Pflicht. [5]

Wie kann ich eine elektronische Rechnung erstellen und übermitteln?

Um eine elektronische Rechnung zu erstellen und zu übermitteln, ist die Nutzung eines E-Rechnungssystems oder einer Rechnungssoftware notwendig.

Die Umstellung ist, falls es noch keine digitalisierten Kundenstämme gibt, für das Unternehmen erst einmal mit Arbeit verbunden, aber dafür wird zukünftig die Erstellung, der Empfang und die Verarbeitung der Rechnungen durch die elektronische Rechnungspflicht erleichtert und die Zeitersparnis ist groß. Rechnungen können nicht mehr übersehen werden oder verloren gehen; das ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und eine pünktlichere Zahlung. Außerdem wird Papier und Porto von Rechnungen in Papierform gespart.

Die elektronische Rechnung kann in der vorgegebenen Maske ausgefüllt, per Mail versendet oder in einem Portal hochgeladen werden. Somit kannst du übersichtlich und einfach eine E-Rechnung erstellen und versenden. Um eine eRechnung schnell und einfach zu erstellen, beziehungsweise zu übermitteln und zu verarbeiten, können Anbieter wie easyBill, Proxess oder Myfactory genutzt werden.

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