Basecamp
Basecamp* ist eine Projektmanagement-Software, die in der Cloud läuft. Sie entfaltet ihre Vorzüge, wenn man mit mehreren Leuten an Projekten arbeitet.
Richtig eingesetzt kann Basecamp zur Schaltzentrale deines Unternehmens werden. Du kannst dort To-Dos, Diskussionen, Entscheidungen, Dateien und Ideen sammeln und mit allen Mitarbeitern und Kunden teilen.
1 Geschichte
Das Unternehmen hinter Basecamp hieß ursprünglich 37signals, seit 2014 heißt es auch Basecamp.
Die Macher von Basecamp entwickelten die Software zunächst für Eigenzwecke. Nachdem ihre Kunden das Tool für sich selbst nutzen wollten, wurde Basecamp zum Produkt weiterentwickelt und erstmalig im Februar 2004 unter dem Namen "Basecamp Classis" veröffentlicht. Im März 2012 folgte Basecamp 2, Ende 2015 kam Basecamp 3* auf den Markt.
Im Dezember 2018 entschied das Gründerteam sich wegen den fortwährenden Datenskandalen komplett von Facebook und Instagram zurückzuziehen. Sie nennen ihre Bewegung "Facebook-Free Business".[1]
2 Vorzüge
- Man kann To-Dos und To do-Listen einfach per Drag and Drop neu sortieren und somit priorisieren.
- Man erhält Diskussionen per Mail und kann direkt per Mail darauf antworten (ohne sich auf basecamp.com einloggen zu müssen).
- Dateien kann man ganz einfach per Drag and Drop einfügen.
- Man kann einen Kundenzugang einrichten (client access) und sagen dass bestimmte Tasks, Dateien und Diskussionen nicht für den Kunden sichtbar sind.
- Man kann To-Dos, To-Do-Listen, Diskussionen und Dateien in andere Projekte verschieben. Man kann allerdings nicht mehrere To-Dos auf einmal verschieben (Workaround: Zu verschiebende To-Dos in eine Liste tun und die ganze Liste verschieben).
- Man kann die Leute in seinem Account in Gruppen organisieren.
- Man kann E-Mails direkt in ein Basecamp-Projekt weiterleiten.
- Die Navigation innerhalb von Basecamp ist an Papierzettel angelehnt. Um eine Ebene höher zu kommen klickt man einfach auf einen weiter unten liegenden Zettel.
- Über "Catch up" kann man die Aktivität von Projekten an bestimmten Tagen nachverfolgen, an denen man in der Freizeit war.
- Basecamp hat eine API. Deshalb gibt es sehr viele nützliche Add-Ons. Für Basecamp 2 findet man diese unter https://basecamp.com/extras.
Was Basecamp 3* zusätzlich kann:
- Man kann ein To-Do mehreren Personen zuweisen.
- Man kann Zeiträume für die Erledigung eines To-Dos angeben.
Was Basecamp 2 zusätzlich kann:
- Basecamp2 bietet Kalender (entweder für alle oder auch für einzelne Projekte), die man auch mit anderen Kalendern (zum Beispiel Google-Kalender) synchronisieren kann.
- Man kann Projekt-Vorlagen anlegen.
- Loop in-Funktion: Man kann Außenstehende in einzelne Diskussionen miteinbeziehen ohne ihnen Zugang zum ganzen Projekt zu geben. Dazu wählt man "loop-in someone". Der Außenstehende erhält dann eine Mail und kann auf diese antworten (er kann nicht direkt auf Basecamp gehen um dort zu antworten). Außerdem hat er die Möglichkeit die Benachrichtigungen zu dieser Dikussion / To-Do abzubestellen. Es ist nicht zwingend erforderlich dass der Außenstehende von der gleichen E-Mail-Adresse antwortet, die zum "loop-in" benutzt wurde.
- Neue Mitarbeiter erhalten automatisch per Mail den "Daily Recap", also eine Zusammenfassung was in ihren Projekten alles passiert ist. Bei Bedarf können sie sich selbst vom Daily Recap abmelden.
- Jeder Mitarbeiter darf andere Menschen in das Projekt einladen. Dies ist laut Basecamp-Support bewusst so gewählt, damit Arbeiten schnell erledigt werden können ohne höher gestellte Menschen um Erlaubnis fragen zu müssen.
3 Was nicht möglich ist
- Man kann keine Unteraufgaben innerhalb von To-Dos anlegen. Seit Basecamp 3 kann man jedoch To-Dos gruppieren.
- In Basecamp 2 kann man eine Aufgabe immer nur einer Person zuweisen. In Basecamp 3 gibt es diese Beschränkung nicht mehr.
- Man kann keine wiederkehrenden To-Dos anlegen (sowohl in Basecamp 2 als auch in Basecamp 3). Ein Workaround ist den Google Kalender über Zapier mit Basecamp zu verknüpfen. Im Google Kalender legt man dann wiederkehrende Termine an, die in wiederkehrende To-Dos umgewandelt werden.
- Man kann nicht verhindern dass Team-Mitglieder To-Dos neu ordnen.
- Man kann To-Dos in Listen nicht alphabetisch sortieren.
Basecamp 2-Kalender:
- Im Kalender kann man Aufgaben eines Tages nicht sortieren.
- Man kann nicht sagen, dass nur Aufgaben einer bestimmten Person angezeigt werden. Dies ist aber mit Erweiterungen möglich.
- Im Kalender selbst kann man keine To-Dos erstellen. Dies geht nur über die To-do-Section oder über das E-Mail-in-Feature.
4 Arbeit mit Basecamp
- Man kann seinen To-Dos und Texten Emojis hinzufügen. Um ein Ausrufezeichen einzufügen schreibt man zum Beispiel
:exclamation:. - Wenn man den Basecamp-Kalender mit dem Google-Kalender synchronisiert: Der Google-Kalender wird nur circa einmal am Tag synchronisiert.
- Basecamp ist eine Web-basierte App. Deshalb gibt es keine Offline-Version. Auch die Handy-App funktioniert nur wenn man online ist.
- Man kann auch noch nicht bestätigten Mitarbeitern Aufgaben zuweisen. Das ist zum Beispiel praktisch um sie in Basecamp einzuführen.
- Um in einer Suche eine irgendwo eingegebene URL zu finden, muss man den kompletten Hostnamen eingeben.
Um ein To-Do zu kennzeichnen, das für einen Outsourcer ist, der keinen Zugang zum Projekt hat (oder haben soll), gibt es folgende Möglichkeiten:
- man schreibt in den To-Do-Text etwas wie "OUT" - die To-Dos kann man dann über die Basecamp-Suche nach "OUT" finden
- man legt sich einen weiteren Account mit einer anderen E-Mail-Adresse an und weißt die To-Dos diesem Account zu.
4.1 Shortcuts
Folgende Shortcuts kann man innerhalb von Basecamp 3 nutzen:
- Strg-J: Um in die zuletzt besuchten Seiten zu springen (jump).
- Strg-B: Fettschreibung
- Strg-I: Kursiv
- Strg-U: Unterstreichen
- Strg-Enter: Um ein To-Do zu speichern oder einen Kommentar abzuschicken.
- Für Aufzählungen und auch für den Finden-Dialog oben rechts gibt es leider kein Tastaturkürzel.
4.2 Tipps um ein Projekt zu starten
- Lade zuerst alle beteiligten Leute in das Projekt ein.
- Starte dann eine Diskussion, die du "Kickoff" nennst. Schreibe klar, um was es in dem Projekt geht und liste die Hauptziele des Projekts auf (keine Unterziele). Wenn vorhanden, füge wichtige Dateien hinzu. Stelle sicher, dass die Diskussion an alle Beteiligten per Mail versendet wird.
Weitere Infos über Basecamp und einen Gutschein über 50 Dollar erhältst du unter diesem Link*.
5 Alternativen zu Basecamp
Alternativen zu Basecamp sind zum Beispiel:
- Trello
- Asana
- Meistertask
- Microsoft To-Do
- Monday* (was du an deine eigenen Bedürfnisse anpassen kannst)
- Jira
- Toggl Plan
- ↑ Become A Facebook-Free Business, abgerufen am 10.1.2019
