Asana

Asana ist eine Online-Plattform zur Arbeitsverwaltung. Das Tool umfasst unter anderem To-Do-Listen in Form von Kanban-Boards.

Dieser Artikel zeigt Vor- und Nachteile von Asana und gibt dir Tipps und Tricks für die effiziente Arbeit mit dem Tool.

1 Vorteile

To-Do-Listen können als Kanban-Boards dargestellt werden.
Man kann ein To-Do in mehrere Projekte einordnen. Das erlaubt kaum ein anderen Projektverwaltungs-Tool.
Es gibt sehr viele Tastatur-Shortcuts für eine effiziente Bedienung von Asana. Zum Beispiel kannst du dir mit Tab & M eine Aufgabe direkt selbst zuweisen oder mit Tab & , direkt die Suche öffnen.
Es gibt ein Forum, in dem Asana-Kunden ihre Erfahrungen miteinander austauschen und Fragen beantworten.
Man kann wiederkehrende Aufgaben erstellen und in einer Aufgabe Unteraufgaben erstellen.
Bei wiederkehrenden Aufgaben kann man sagen, sie sollen zum Beispiel 7 Tage nach dem letzten Abhaken wieder automatisch auftauchen.
Man kann Boards nach verschiedenen Kriterien sortieren (zum Beispiel nach Fälligkeitsdatum oder nach Name) und eine bestimmte Sortierung als Standardansicht dieses Boards speichern.
Mit dem Asana CSV-Importer kann man (Excel)Tabellen in asana importieren.

Der Support ist relativ langsam, auch als Premium-Kunde wartet man zum Teil mehrere Tage auf eine Antwort.

Stand Oktober 2019 kann man aus der Boardansicht keine Aufgaben in ein anderes Projekt in der Seiteleiste links verschieben. Aus der Listenansicht ist dies problemlos möglich.
Es gibt keine direktes Chat-Feature (so wie zum Beispiel bei Basecamp), man kann aber dafür "Diskussionen" nutzen.
Die Suche findet Stand Januar 2020 keine Beschreibungen von Abschnitten. Ebenso findet sie keine hinteren Teile von Wörtern - eine Suche nach "bericht" findet zum Beispiel das To-Do mit dem Namen "Erfahrungsbericht" nicht. Eine Suche nach "Erfahrung" findet "Erfahrungsbericht" jedoch schon.
Man kann nicht per Lesezeichen / Sprungmarken zu Abschnitten springen.
Stand März 2023 kann man keine Abschnitte (Sections) von einem Projekt zu einem anderen schieben.

Nutze organisatorische Projekte (wie zum Beispiel die 1-Minuten-To-Do-Liste) und inhaltliche Projekte.
Um deine Projekte zu bündeln / gliedern, kannst du verschiedene Teams erstellen.
Man kann immer nur einen Verantwortlichen pro Aufgabe eintragen. Wenn andere Personen bei der Aufgabe mithelfen, dann nutze dafür Unteraufgaben (Subtasks) und weise diese den Mitarbeitern zu. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass es durchgängig einen einzigen Hauptverantwortlichen pro Aufgabe gibt.
Um Benachrichtigungen auf Projekt-Basis einzustellen: Gehe in das jeweilige Projekt, klicke oben auf "Teilen" und dann auf "Benachrichtigungen verwalten". Setze dort beim entsprechenden Mitarbeiter (oder bei dir) die entsprechenden Häkchen.
Aufgaben, die du in deiner „Meine Aufgaben”-Liste erstellst, sind standardmäßig privat.
Wenn der csv-Export eines (großen) Projektes dir eine leere Datei zum Download anbietet, so wird dir der funktionierende Download-Link per Mail zugesandt.
Gehe so vor, um einen Asana-Benutzer zu löschen.
Hake eine Aufgabe erst ab, wenn alle Unteraufgaben erledigt sind. Andernfalls sind die Unteraufgaben noch unerledigt, du findest sie aber nicht mehr so leicht, weil erledigte Aufgaben standardmäßig ausgeblendet sind.

Grundsätzlich hat jedes Projekt seine eigene E-Mail-Adresse. Wenn du an diese Adresse eine Mail schickst, wird eine Aufgabe in diesem Projekt angelegt - allerdings ohne Fälligkeitsdatum und ohne Verantwortlichen. Wenn du ein Fälligkeitsdatum und einen Verantwortlichen hinzufügen willst, kannst du dir mittels dem Automatisierungsdienst Zapier ein entsprechendes Zap bauen. Wenn du dabei Hilfe brauchst, kontaktiere uns bitte.
Für Outlook und Gmail gibt es Plugins, mit denen du E-Mails direkt in Asana-Aufgaben umwandeln kannst.
Wenn du per Mail auf Diskussionen antwortest, ist es (wie auch bei vielen anderen Aufgabenverwaltungstools) sinnvoll, alles außer deiner Antwort zu löschen. Wenn du das nicht tust, wird auf asana die ganze alte History der Diskussion erneut in die Diskussion eingefügt.

Wenn du dich für eine Bezahlversion von Asana entscheidest, erhältst du unter anderem Zugriff auf diese Features:

Berichte erstellen, um den Status von Projekten und den Fortschritt von Teams zu sehen
Portfolio und Workload-Übersicht
Ziele setzen und verfolgen
Erweiterte Suche
Startdatum bei Aufgaben hinzufügen

Den Asana-Support-Team kannst du unabhängig von deinem Bezahlplan unter support@asana.com oder über das Kontaktformular unter https://asana.com/support#im-having-trouble-with erreichen.

Über neue Features kannst du hier mitabstimmen.

Alternativen zu Asana sind zum Beispiel: