Asana

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Asana ist eine Online-Plattform zur Arbeitsverwaltung. Das Tool umfasst unter anderem To-Do-Listen in Form von Kanban-Boards.

Dieser Artikel zeigt Vor- und Nachteile von Asana und gibt dir Tipps und Tricks für die effiziente Arbeit mit dem Tool.

1 Vorteile

  • To-Do-Listen können als Kanban-Boards dargestellt werden. Das kann Basecamp beispielsweise nicht.
  • Man kann ein To-Do in mehrere Projekte einordnen. Das erlaubt kaum ein anderen Projektverwaltungs-Tool.
  • Es gibt sehr viele Tastatur-Shortcuts für eine effiziente Bedienung von Asana. Zum Beispiel kannst du dir mit Tab & M eine Aufgabe direkt selbst zuweisen oder mit Tab & , direkt die Suche öffnen.
  • Es gibt ein Forum, in dem Asana-Kunden ihre Erfahrungen miteinander austauschen und Fragen beantworten.
  • Man kann wiederkehrende Aufgaben erstellen und in einer Aufgabe Unteraufgaben erstellen.
  • Bei wiederkehrenden Aufgaben kann man sagen, sie sollen zum Beispiel 7 Tage nach dem letzten Abhaken wieder automatisch auftauchen.
  • Man kann Boards nach verschiedenen Kriterien sortieren (zum Beispiel nach Fälligkeitsdatum oder nach Name) und eine bestimmte Sortierung als Standardansicht dieses Boards speichern.
  • Mit dem CSV-Importer kann man (Excel)Tabellen in asana importieren.

2 Nachteile

  • Der Support ist relativ langsam, auch als Premium-Kunde wartet man zum Teil mehrere Tage auf eine Antwort.

3 Was nicht geht

  • Stand Oktober 2019 kann man aus der Boardansicht keine Aufgaben in ein anderes Projekt in der Seiteleiste links verschieben. Aus der Listenansicht ist dies problemlos möglich.
  • Es gibt keine direkte Chat-Integration (so wie zum Beispiel bei Basecamp), man kann aber dafür "Diskussionen" nutzen.
  • Die Suche findet Stand Januar 2020 keine Beschreibungen von Abschnitten. Ebenso findet sie keine hinteren Teile von Wörtern - eine Suche nach "bericht" findet zum Beispiel das To-Do mit dem Namen "Erfahrungsbericht" nicht. Eine Suche nach "Erfahrung" findet "Erfahrungsbericht" jedoch schon.
  • Man kann nicht per Lesezeichen / Sprungmarken zu Abschnitten springen.
  • Stand Januar 2020 kann man keine Abschnitte (Sections) von einem Projekt zu einem anderen schieben. Siehe auch [diese Diskussion.

4 Tipps und Tricks zur Bedienung

  • Nutze organisatorische Projekte (wie zum Beispiel die 1-Minuten-To-Do-Liste) und inhaltliche Projekte.
  • Wenn man einen Abschnitte löschen möchte, dann werden auch die dort erledigten Aufgaben mitgelöscht. Wenn man diese aus Archivierungsgründen behalten möchte, muss man sie vorher in einen anderen Abschnitt oder in ein anderes Projekt verschieben.
  • Um deine Projekte zu bündeln / gliedern, kannst du verschiedene Teams erstellen.
  • Man kann immer nur einen Verantwortlichen pro Aufgabe eintragen. Wenn andere Personen bei der Aufgabe mithelfen, dann nutze dafür Subtasks und weise diese den Mitarbeitern zu. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass es durchgängig einen einzigen Hauptverantwortlichen pro Aufgabe gibt.
  • Um Benachrichtigungen auf Projekt-Basis einzustellen: Gehe in das jeweilige Projekt, klicke oben auf "Teilen" und dann auf "Benachrichtigungen verwalten". Setze dort beim entsprechenden Mitarbeiter (oder bei dir) die entsprechenden Häkchen.
  • Aufgaben, die du du in einer „Meine Aufgaben”-Liste erstellst, sind standardmäßig privat.
  • Für Outlook und Gmail gibt es Plugins, mit denen du E-Mails direkt in Asana-Aufgaben umwandeln kannst.

5 Support

Den Asana-Support-Team kannst du unabhängig von deinem Bezahlplan unter support@asana.com oder über das Kontaktformular unter https://asana.com/support#im-having-trouble-with erreichen.

Über neue Features kannst du hier mitabstimmen.

6 Alternativen zu Asana

Alternativen zu Asana sind zum Beispiel:

7 Weiterführendes

                     


Autoren

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